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GÉRER : Tout ce qu’il faut savoir sur les notes de frais |
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Les notes de frais sont des avances faites par un salarié ou un dirigeant à l’entreprise dans le cadre de leur activité professionnelle et qui leur sont remboursées par la suite. Certaines règles régissent l’utilisation de ces notes. Explications. |
Des conditions de remboursement encadrées
Les frais professionnels sont remboursables s’ils sont imposés par l'activité de l'entreprise. De nombreuses natures de frais sont remboursables, à condition d’être impérativement justifiées par des factures correspondant aux dépenses. Il faut être très prudent dans le formalisme, car les notes de frais font régulièrement l’objet de contrôles et de contestation de la part de l’administration fiscale.
En tant qu’employeur, vous avez la possibilité d’établir des plafonds de dépenses pour les voitures de location, les catégories d’hôtel ou de restaurant. Cela permet de limiter les mauvaises surprises. Plusieurs plafonds peuvent coexister en fonction des catégories de salariés.
De son côté, l'URSSAF a également défini des plafonds pour certaines catégories de dépenses (hôtellerie, restauration...). La partie des frais remboursés au salarié excédant ces plafonds doit obligatoirement être réintégrée dans l'assiette des cotisations.
Demandez à votre expert-comptable de vous communiquer les plafonds.
Les repas d'affaire
Il est impératif de noter au verso de votre facture de déjeuner le nom de la (ou des) personne(s) que vous avez invitée(s). C’est systématiquement vérifié en cas de contrôle URSSAF ou fiscal.
L’URSSAF est très vigilent sur le nombre des déjeuners qu’il accepte dans la limite d’un par semaine et par salarié. Au-delà, les frais peuvent être considérés comme des avantages en nature et réintégrés dans l'assiette des cotisations.
Attention, si vos équipes bénéficient de tickets restaurant, vous devez déduire celui du jour pou lequel on vous présente une note de frais correspondant à un déjeuner d’affaires.
Les hôtels
Pour que l'entreprise assure le remboursement de l’hôtel, il faut que le salarié soit au moins à 50 km de chez lui ou à 1h30 de trajet.
Les déplacements
Les salariés utilisant leur véhicule personnel (voiture, scooter ou moto) dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent se faire rembourser leurs frais de déplacement d’après le barème fixé par l’administration fiscale. Le montant dépend de la puissance fiscale du véhicule. Le salarié doit donc vous adresser une photocopie de la carte grise de son véhicule à titre de justificatif. Chaque demande de remboursement doit mentionner le client concerné et la distance parcourue. Votre expert-comptable peut vous aider à valider vos formulaires.
Si votre salarié se déplace en taxi, la note doit mentionner les noms des villes de départ et d'arrivée ainsi que le montant déboursé et la date de la course.
Là encore, pensez à indiquer au verso le nom de la société visitée
Pour en savoir plus et être sûr de respecter les règles, n’hésitez pas à demander un audit à votre expert-comptable. Cela vous évitera de possibles déconvenues en cas de contrôle. |
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